ビジネスに活かすデジタルツール術 第二回 スケジュールを管理していつも確認できるようにしたい!(日本能率協会)

■パソコンと携帯電話でスケジュールデータを共有したい

 企業のIT化が進み、仕事でパソコンを使っているという人が増えています。ひと昔前までは手帳でスケジュールを管理していた人も、今ではパソコンのスケジュール管理ソフトを使っているケースが多く見受けられます。打ち合わせや会議の日程をメールで調整している職場の場合、メールを確認した後で手帳に書き込むというのも悪くないけれど、メール本文に場所の詳細などが書いてあれば、テキストをそのままコピペできるパソコンソフトのほうが便利だからなのでしょう。

 しかし残念なことに、パソコンで入力したスケジュールデータは外に持ち出すことができません。ノートパソコンであれば持ち出しも可能ですが、スケジュールをすぐに確認しなければいけない場合、起動に時間がかかりすぎる、ある程度のスペースが必要であるなど不都合も多く、手軽に使いこなすのは至難のワザです。それでは、パソコンで管理しているスケジュールを外出先で手軽に確認するには、どうしたらいいでしょうか。
 

■Yahoo!カレンダーを使えば、Outlookのデータが携帯電話で確認できる!

 たとえば、携帯電話を使ってパソコンの中にあるスケジュールを確認できるようにしてみてはいかがでしょうか。無料で、しかも簡単にパソコンのスケジュールデータを確認するサービスがあるので、ここでご紹介しましょう。
 
 ポータルサイト「Yahoo Japan」には、「Yahoo!カレンダー」というサービスがあります。このサービスは、ウェブ上でスケジュール管理するというソフトで、スケジュールデータはネットに保存されますので、このデータをどこでも確認できるというメリットがあります。しかも、携帯電話用「Yahoo!モバイル」を使えば、同じデータを携帯電話で確認することができます。

 とはいえ、これまでOutlookで入力してきたデータを改めて登録するのは面倒です。そこで、Outlookのスケジュールデータを一瞬でYahoo!カレンダーにコピーする方法をお教えしましょう。


■サイボウズを使えば、予定から会社のメールまでまとめて確認できる!

 社内の情報共有の観点から、グループウェアを導入している会社も増えているようです。グループウェアを使えば、スケジュールから、施設予約、電話メモ、タイムカード、ToDoリスト、掲示板、ファイル管理、アドレス帳など、ビジネスに必要な機能は、全て網羅されていると言っても過言ではありません。会社や自宅、インターネットカフェなど、インターネットとブラウザさえ使えれば、世界中どんな場所にいても、会社の人たちと必要な情報を共有できます。

 グループウェアを活用すれば、プロジェクトのメンバーと連係しやすくなります。メンバーのスケジュールを確認して自分の仕事の段取りを変更するなど、状況の変化に応じて柔軟に対応できるため、仕事効率を大幅に向上させることがえきます。
 最近では、携帯電話で閲覧できるグループウェアも増えてきています。会社でグループウェアを導入している場合には、携帯電話で使えるかどうか、ネットワーク管理者に聞いておくとよいかもしれません。
 企業用として高いシェアを誇るサイボウズでは、小規模ネットワーク用として「サイボウズ OFfice6」、大規模ネットワーク用として「サイボウズ ガルーン2」を提供しています。これらのグループウェアは、オプションの購入で携帯電話、PDAでも利用できます。

 携帯電話を使えば、電波が入る場所であればどこでもグループウェアを使うことができます。ブラウザの「お気に入り」に登録して、ことあるごとにグループウェアを確認するクセをつければ、より安心でしょう。
 一度入力しておけばあらゆる端末で情報を閲覧し、また内容を編集できるため、転記する必要がないというのも嬉しいですね。面倒な事が嫌いという人でも、やり方ひとつで便利に使いこなすことができるツールです。

■スケジュール管理のプロツール、PDAを活用しよう

 前回もご紹介した通り、もともとPDAは住所録やスケジュールなどのPIM管理をこなす端末なので、スケジュール管理はお手のもの。パソコンで入力したスケジュールデータを、ごく簡単な手順で同期できるので、本格的にスケジュールを管理したいという人にはお勧めです。
 日本ヒューレット・パッカード東芝が発売している「PocketPC」は、専用クレードルに乗せるだけでパソコンのOutlookとデータをシンクロします。スケジュールだけでなく、メールや住所録もすべてシンクロするため、あらゆるデータをOutlookで管理している人にとっては大変便利でしょう。
 パーム社が発売している「Palm」の場合も同じで、専用のクレードルに乗せてシンクロボタンを押せば、自動的にパソコンのPIM管理ソフト「PalmDesktop」とシンクロします。また、サードパーティの「IntelliSync」というソフトを使えば、Outlookともシンクロできるようになります。Palmの場合、スケジュールやアドレス帳、メモ帳など、それぞれ独立したボタンが用意されていて、電源が入っていなくてもそのボタンを押すだけでソフトが起動するため、瞬時に必要な情報が確認できて便利です。
 「PocketPC」も「Palm」も本体サイズが小さいため、携帯には苦労しません。ストラップホールがついている機種も多く、少し長めのストラップを通して首から下げたり、胸ポケットに入れて持ち歩く人も多いようです。中には腕時計型の端末もありますが、時間を確認する感覚で予定や住所が確認できるため、大変便利だとのことです。

<カコミ> iPodを使ってスケジュール管理!?
 携帯オーディオプレイヤーとして有名なiPodeですが、これでスケジュールが確認できるということはご存知でしょうか。いつも身につけている携帯オーディオプレイヤーにスケジュールをいれておけば、いつでもすぐに確認できて便利です。やり方はとても簡単。Macの「iCal」というカレンダーソフトにスケジュールを入力し、iPodとMacをシンクロするだけで、スケジュールデータが転送されます。これでうまくいかないときは、「iSync」を開いて「iPod」の設定を確認してみましょう。

(2005年12月掲載)